Salah satu kebutuhan kantor, perusahaan atau suatu organisasi yang belum bisa dihilangkan adalah kebutuhan akan kertas termasuk kertas HVS. Meskipun sudah banyak yang mengatakan kegiatan paperless atau meminimalisir penggunaan kertas namun kebutuhan kertas masih sulit terganti sehingga perlu adanya relasi atau jalinan kerjasama dengan distributor kertas HVS.
Ada beberapa alasan mengapa kantor belum bisa sepenuhnya melakukan manajemen atau kegiatan dengan tanpa menggunakan kertas sama sekali atau paperless adalah sebagai berikut:
1. Perlu Perangkat Mahal
Ya, alasan pertana mengapa kebutuhan kertas masih sangat sulit tergantikan atau bahkan sulit untuk dihilangkan sepenuhnya adalah karena perangkat digital yang berfungsi untuk mengganti kertas memiliki harga yang tidak murah atau bisa dibilang sangat mahal. Seperti contohnya adalah tablet ataupun laptop yang tentunya lebih mahal ketimbang perangkat komputer.
Selain itu, untuk membangun jaringan antar bagian atau antar kantor di perusahaan tersebut sangatlah sulit yang mana juga membutuhkan biaya yang besar untuk pengadaan maupun juga perawatan dan juga pengoperasian. Jauh lebih mahal ketimbang harus menyetok kertas dari distributor kertas HVS.
2. Tidak Efisien
Tidak selamanya teknologi canggih mudah untuk digunakan dan juga sangat membantu terlebih untuk kita yang berada di Indonesia yang mana mungkin belum semuanya dapat menguasai perangkat komputer apalagi tablet ataupun laptop. Alhasil perangkat canggih dengan harga mahal tersebut tidak maksimal penggunaannya.
Penggunaan kertas juga bisa diandalkan di berbagai tempat dan lebih efisien karena juga dapat didigitalkan dengan cara dipindai atau di scan sedangkan tanpa kertas, dokumen di tablet atau di laptop akan sulit untuk dicetak. Ini yang mungkin masih sangat repot untuk digantikan.
3. Belum Menjadi Legal
Berbeda dengan perusahaan di luar negeri sana, dokumen digital seringkali belum dianggap sebagai dokumen legal di Indonesia. Terlebih karena kita juga masih mengandalkan materai yang mana untuk materai digital belum ada sehingga akan sangat sulit untuk menjelaskan legalitas suatu dokumen pada perusahaan yang juga belum memiliki format digital atau paperless tersebut.
Hal inilah yang menyebabkan distributor kertas HVS akan terus dicari karena kebutuhan akan kertas yang masih belum tergantikan sepenuhnya. Meskipun memang bukan berarti penggunaannya tidak dapat dikurangi. Pemanfaatan kertas bekas pun sudah banyak dilakukan oleh perusahaan mulai dari penjualan kertas bekas untuk didaur ulang atau dimanfaatkan kembali di kantor.
Beberapa perusahaan juga berusaha mencari kertas bekas seperti kardus bekas, berkas perkantoran yang sudah tidak terpakai lagi, atau berbagai kertas yang lainnya seperti UD Sregep. Kertas bekas tersebut dikumpulkan untuk didaur ulang dan dibentuk menjadi sebuah barang baru yang memiliki nilai tinggi sehingga bisa dijual kembali.
Apabila anda tertarik dengan penjualan kertas bekas yang harus dijaga kerahasiaannya untuk dokumen tercetak dan didalamanya memiliki data sensitif, agar tidak menimbulkan masalah di kemudian harinya anda bisa mengunjungi situs udsregep.com dan mendapatkan berbagai informasi yang mungkin akan membantu anda.
Sekarang kita kembali pada kebutuhan akan kertas untuk perkantoran seperti kebutuhan akan kertas HVS. Ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan sebelum memilih distributor kertas HVS yang sesuai dengan kebutuhan anda yakni sebagai berikut.
Cara memilih distributor kertas HVS
1. Pahami karakteristik setiap brand kertas
Ada berbagai macam brand kertas HVS yang beredar di Indonesia. Anda bisa memilih salah satunya dengan karakteristik dari setiap brand. Jangan lupa untuk memilih mana kertas yang beratnya cocok, mulai dari 70 gram, 80 gram hingga 100 gram. Mengapa ini penting, karena berat dari kertas tersebut tentu sangat berpengaruh pada karakteristiknya.
2. Bandingkan Harganya
Hal selanjutnya yang juga perlu anda lakukan untuk mencari distributor kertas HVS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda adalah dengan membandingkan harganya. Akan lebih baik jika anda menghitung dulu berapa rim kertas kebutuhan anda setiap bulannya di perusahaan. Baru anda bisa bandingkan pembelian kertas dengan jumlah sekian rim dari brand tertentu di toko tertentu.
Dengan demikian anda akan memiliki bayangan mana yang sesuai dengan budget perusahaan atau mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Itulah beberapa hal penting yang perlu anda perhatikan sebelum memilih distributor kertas HVS nya.