Kertas arsip adalah kertas yang digunakan untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen atau berkas. Kertas arsip biasanya lebih tebal dan lebih tahan lama dibandingkan dengan kertas biasa, serta dirancang untuk mengurangi kemungkinan kerusakan atau kerusakan fisik pada dokumen selama penyimpanan jangka panjang.
Kertas arsip juga dapat dirancang untuk mengurangi kemungkinan pudar atau hilangnya informasi dari dokumen seiring waktu, dan sering kali memenuhi standar dan persyaratan khusus untuk penyimpanan dokumen penting atau legal.
Berikut adalah beberapa tips memilih kertas arsip yang tepat untuk penyimpanan dokumen.
- Pertimbangkan Tipe Kertas
Pertimbangkan tipe kertas arsip yang akan digunakan untuk menyimpan dokumen. Ada dua tipe kertas arsip yaitu kertas arsip asam bebas (acid-free) dan kertas arsip bersertifikat permanen (permanence-certified). Kertas arsip asam bebas memiliki pH netral dan tidak mengandung asam, sehingga dapat menjaga keaslian dokumen dalam jangka waktu yang lama.
Sedangkan kertas arsip bersertifikat permanen telah diuji dan disertifikasi oleh lembaga independen, seperti ANSI (American National Standards Institute) atau ISO (International Organization for Standardization), sebagai kertas yang dapat bertahan selama 100 tahun atau lebih.
- Pertimbangkan Ketebalan Kertas
Ketebalan kertas arsip juga perlu dipertimbangkan. Kertas arsip yang terlalu tipis dapat cepat rusak atau robek, sementara kertas arsip yang terlalu tebal dapat sulit untuk disimpan dan dapat memakan banyak ruang. Ketebalan yang ideal untuk kertas arsip berkisar antara 60-100 gsm.
- Pilih Kertas dengan Warna Netral
Pilih kertas arsip dengan warna netral, seperti putih atau krem, karena warna-warna ini tidak akan pudar atau memudar dalam jangka waktu yang lama. Hindari kertas arsip dengan warna yang terlalu mencolok atau terlalu cerah, karena warna yang terlalu kuat dapat menghilangkan keaslian dokumen.
- Pertimbangkan Ukuran Kertas
Pertimbangkan ukuran kertas arsip yang akan digunakan. Ukuran kertas arsip yang umum adalah A4 (210 x 297 mm) dan letter (8,5 x 11 inci). Namun, jika dokumen yang akan disimpan lebih besar dari ukuran ini, maka pilih kertas arsip yang sesuai dengan ukuran dokumen tersebut.
- Perhatikan Bahan Kertas
Perhatikan bahan kertas arsip yang digunakan. Kertas arsip yang terbuat dari bahan berkualitas tinggi seperti serat kayu, dapat tahan terhadap kerusakan akibat waktu dan cuaca, serta dapat menjaga keaslian dokumen dalam jangka waktu yang lama. Hindari kertas arsip yang terbuat dari bahan kertas yang murah atau bahan yang mudah robek atau rusak.
- Perhatikan Sifat Kertas
Perhatikan sifat kertas arsip yang dipilih. Kertas arsip yang memiliki sifat yang tahan air dan tahan api sangat dianjurkan untuk penyimpanan dokumen dan data yang sangat penting. Sifat tahan air dan tahan api dapat membantu menjaga keaslian dokumen dan data, serta mencegah kerusakan yang disebabkan oleh bencana alam atau kebakaran.
Pemilihan kertas arsip yang tepat sangat penting untuk penyimpanan dokumen karena dapat mempengaruhi masa simpan dokumen tersebut. Berikut adalah beberapa alasan mengapa memilih kertas arsip yang tepat sangat penting:
- Kertas arsip yang berkualitas dapat melindungi dokumen dari kerusakan seperti kerusakan akibat cahaya matahari, kelembaban, serangga, atau jamur.
- Kertas arsip yang tepat dapat membantu menjaga kualitas tulisan dan gambar yang tercetak pada dokumen, sehingga memudahkan pembacaan dan pemahaman.
- Kertas arsip yang tidak tepat dapat menyebabkan dokumen menjadi kusut atau lipat, yang dapat merusak dokumen atau membuatnya sulit untuk dibaca.
- Kertas arsip yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam mengakses dokumen. Kertas arsip yang lebih tebal atau lebih berat dapat mempersulit pengambilan dokumen dari penyimpanan, sementara kertas arsip yang terlalu tipis atau rapuh dapat mudah rusak saat dipegang atau diambil.
- Pemilihan kertas arsip yang tepat juga dapat membantu organisasi dalam memenuhi persyaratan hukum atau regulasi terkait penyimpanan dokumen. Beberapa regulasi dapat menentukan jenis kertas yang harus digunakan untuk dokumen tertentu, terutama dokumen yang bersifat penting atau rahasia.
Oleh karena itu, sangat penting untuk memilih kertas arsip yang tepat untuk penyimpanan dokumen agar dokumen tersebut dapat bertahan lama dan mudah diakses dengan aman.