Apakah dokumen kerja Anda berserakan dalam kabinet? Kesulitan untuk menemukan dokumen yang Anda cari? Mungkin Anda kurang baik dalam memanajemen folder dokumen pekerjaan Anda. Untuk membantu Anda merapikan dokumen dalam kabinet Anda, berikut ini ada cara membuat guide dari kertas HVS yang akan sangat bermanfaat dalam merapikan kantor Anda.
Sebelum memulai tutorial cara membuat guide dari kertas HVS, ada baiknya Anda mengetahui apa manfaat dari dokumen yang tertata rapi. Yang pertama adalah apabila Anda memiliki dokumen yang tersimpan rapi, maka Anda tidak akan butuh waktu lama dalam mencarinya. Apalagi rapi yang dimaksud adalah tersimpan dengan manajemen yang baik.
Manfaat yang kedua adalah dengan merapikan dokumen Anda seperti dengan menggunakan guide, dokumen akan terjaga dan tidak mudah hilang maupun terselip. Inilah yang membuat waktu untuk mencari dokumennya lebih cepat dan Anda tidak perlu membuka penyimpanan yang tidak terkait dengan folder dokumen yang Anda butuhkan.
Selanjutnya, dengan memanajemen dokumen Anda, Anda juga merawat dokumen tersebut agar tidak mudah rusak. Apabila dokumen tidak tersimpan rapi, banyak menumpuk dan berserakan, tidak hanya ada kemungkinan dokumen akan hilang atau terselip namun juga rusak. Oleh karena itulah, Anda bisa mengikuti cara membuat guide dari kertas HVS ini untuk merapikan dokumen Anda.
Sebelum memulai cara membuat guide dari kertas HVS, ada beberapa alat yang Anda butuhkan. Berikut daftarnya:
- Kertas HVS sesuai kebutuhan, lebih tebal lebih baik
- Spidol berwarna, setidaknya minimal 3 warna
- Lem
- Folder Arsip
- Gunting
- Penggaris
Setelah mempersiapkan kebutuhan diatas, sekarang saatnya kita memahami sistem manajemen file menggunakan guide. Guide dalam bahasa Indonesia berarti panduan. Itu artinya kita akan menyiapkan panduan untuk kita sendiri nantinya agar mudah dalam menemukan dokumen yang kita cari. Lebih mudahnya kita akan membuat pembatas halaman pada buku hanya lebih besar.
- Pertama jejerkan tiga buah kerta HVS
- Kemudian buat sebuah persegi panjang di bagian atas HVS halaman pertama
- Selanjutnya di halam kedua, bbuat persegi panjang dengan ukuran yang sama hanya ukurannya bergeser agar tidak tertutupi persegi di bagian pertama. Lakukan hal yang sama dengan kertas HVS yang ketiga
- Selanjutnya, gunting area diluar persegi panjang tersebut
- Beri warna yang berbeda untuk setiap guide nya. Misal di bagian pertama berwarna merah, bagian kedua berwarna biru dan bagian ketiga berwarna hijau atau yang lain. Apabila Anda ingin lebih rapi lagi, manfaatkan kertas lipat berwarna
Untuk langkah selanjutnya adalah memikirkan bagaimana Anda mengatur dokumen Anda. Untuk yang paling mudah adalah mengaturnya sesuai dengan bulan. Ini bisa dimanfaatkan untuk Anda yang pekerjaannya selalu berhubungan dengan surat menyurat. Apabila demikian, maka Anda bisa menuliskan guide nya sesuai dengan bulannya.
Nah fungsi dari folder arsip itu sendiri adalah mengumpulkan bulan-bulan surat menyurat dengan guide tersebut sesuai dengan bulan dari guide nya. Dengan demikian, apabila Anda mencari surat keluar pada bulan tertentu, Anda tidak perlu membuka folder arsip yang lain, cukup buka dokumen yang sudah terpisah karena adanya guide tersebut. Sangat membantu bukan?
Untuk lebih membantu Anda, dalam folder arsip tersebut juga bisa Anda tuliskan guide apa saja yang ada didalamnya. Seperti contohnya adalah bulan Januari – April 2020. Maka didalamnya akan ada 4 guide yakni Januari, Februari, Maret dan April. Anda kemudian bisa meletakkan folder arsipnya pada kabinet penyimpanan.
Bagaimana? Mudah bukan cara membuat guide dari kertas HVS termasuk juga bagaimana cara memanajemen dokumen Anda? Namun, apabila dokumen yang Anda simpan terbilang sudah kadaluarsa datanya, sudah terlalu lama, ada baiknya jika Anda tidak menyimpannya dengan menghabiskan ruang di kantor Anda.
Untuk penyelesaian masalah dokumen yang sudah tidak digunakan lagi, ada baiknya jika Anda menghubungi pihak UD Sregep. Pasalnya apabila dokumen tak terpakai tersebut menumpuk dan menggunung, ada baiknya jika Anda menyerahkannya pada UD Sregep yang akan mengolah sampah kertas tersebut agar bisa digunakan kembali. Sangat go green bukan?
Untuk informasi lebih lengkapnya, Anda bisa mengunjungi situs resminya di udsregep.com. Tunggu apa lagi, segera buat guide dengan langkah diatas dan tetap semangat.